Microsoft Access

INTRODUCCION

Es un software utilizado para el desarrollo de sistemas de Base de Datos, basado en el argumento de las bases de datos relacionales, en el cual el usuario/proyectista mantiene informaciones organizadas de forma tabular. No es el objetivo de esta apostilla, detallar una metodología de análisis de sistemas orientado a la especificación de soluciones basadas en el argumento relacional.

 Normalmente este proceso de análisis y reflexión, previos al de la construcción, constituyen pasos importantes para la obtención de buenos sistemas automatizados de almacenamiento y recuperación de informaciones.

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MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access es un programa, utilizado en los sistemas operativos Microsoft Windows, para la gestión de bases de datos creado y modificado por Microsoft y orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica sencilla. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Dentro de un sistema de información, entraría dentro de la categoría de gestión, y no en la de ofimática, como podría pensarse. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información

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OBJETIVO

Planear y diseñar bases de datos

•	Determinar las entradas de datos apropiadas para la base de datos
•	Determinar las salidas de datos apropiadas para la base de datos
•	Crear estructuras de tablas
•	Establecer relaciones de tablas MAS INFORMACION

CREAR Y MODIFICAR TABLAS DE ACCESS

	Crear tablas utilizando el Asistente para tablas
•	Establecer claves principales
•	Modificar propiedades de campos
•	Utilizar varios tipos de datos
•	Modificar tablas utilizando la vista Diseño
•	Utilizar el Asistente para búsquedas
•	Utilizar el Asistente para máscaras de entrada

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IMPORTANCIA

Access es un completo y demandado programa informático en entornos de empresa, que permite la creación y gestión de bases de datos, así como su modificación, control y mantenimiento. Este curso de nivel básico, pretende dotar al alumno de la formación necesaria que le permita elaborar y gestionar correctamente una base de datos en sus niveles más fundamentales, mediante la creación y trabajo con tablas, consultas, formularios e informes.

El alumno adquirirá una visión más cercana de la información y de su control de cara a una explotación correcta de los datos.

Se presentan además en este curso, las novedades introducidas por la versión 2007 del programa. Modificando tanto su aspecto externo como sus procedimientos de trabajo, sustituyendo los menús y las barras de herramientas por una cinta de opciones que aparece dividida en diferentes fichas. De esta manera se ha conseguido dar una nueva imagen del programa así como mayor dinamismo a la hora de trabajar con las diferentes opciones que ofrece.

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BASE DE DATOS

Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.
Supongamos, por ejemplo, que los números de teléfono de los proveedores están almacenados en varios lugares: en un archivo de tarjetas que contiene los números de teléfono de los proveedores, en archivos de información de productos en un armario y en una hoja de cálculo que contiene información de pedidos. Si cambia el número de teléfono de un proveedor, tendría que actualizar la información en los tres lugares. Sin embargo, en una base de datos es necesario modificar la información en un solo lugar: el número de teléfono del proveedor se actualiza automáticamente en todos los lugares de la base de datos donde se utilice.

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PARTES DE ACCESS

- Inicio: con los comandos necesarios para trabajar con el portapapeles, fuentes, alineación de los contenidos de las celdas, formatos de números y estilos; búsqueda, ordenamiento y edición de datos.

- Insertar: incluye los comandos para agregar todo tipo de contenido a la planilla, tales como tablas, gráficos, imágenes y links.

- Diseño de Página: desde aquí configuraremos los temas, controlaremos el tamaño de cada objeto, y varias opciones de la hoja de cálculo.

- Formulas: todas las funciones necesarias para la introducción y edición de formulas. Incluye los comandos necesarios para trabajar con nombres de celdas y cálculos.

- Datos: aquí encontraremos las mismas opciones disponibles en el menú del mismo nombre existente en versiones previas de Excel, tales como ordenar y filtrar datos, validar, remover duplicados, etc.

- Revisión: todo lo necesario para revisar y proteger la planilla esta en este tabla

- Vista: comandos para ocultar y mostrar elementos de la hoja de cálculo, trabajar con vistas, tamaño de la pantalla, y opciones relacionadas.

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ELEMENTOS DE ACCESS

Tablas
Las tablas con el componente básico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo, una base de datos está principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas contienen datos sobre algo o alguien, proveedores, clientes, libros en una biblioteca, compras, ventas, etc.
Consultas
Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener información de varias tablas y con la estructura que más le interese. Además, las consultas pueden archivarse de forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendrá que volver a plantearla, será suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La importancia de las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la que permite que los gestores de base de datos sean casi imprescindibles en nuestro trabajo diario
Formularios
Los formularios son un mecanismo que facilita enormemente la operatoria general con tablas, principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso adecuado de éstos redunda bastante en el nivel de manejabilidad de una aplicación o de un sistema de información desarrollado con Access.
Informes
Los informes permiten presentar la información con una apariencia altamente profesional a la hora de imprimir nuestros datos.

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PARA QUE NOS SIRVE EL ACCESS

Sirve para crear bases de datos, las cuales se utilizan para realizar tareas de administración de datos como por ejemplo almacenar, recuperar, y analizar los datos acerca de pedidos y clientes.

¿Cuáles son los componentes de Access?

Una aplicación de Access tiene los mismos objetos que una base de datos como:

• Formularios objetos que los usuarios ven y utilizan directamente.
• Informes
• Tablas
• Consultas objetos de apoyo que controlan el funcionamiento de los formularios e
• Macros informes
• Módulos

*Lo que diferencia una aplicación de una base de datos es la forma en la que el usuario enlaza los objetos para formar un sistema coherente

*Los objetos se almacenan en uno o varios archivos de base de datos

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